‘Welkom bij KopGroep Bibliotheken. Fijn dat je er bent!’

Anita Ruder, Directeur-bestuurder

2023 was het jaar van de nieuwe medewerker. Maar liefst elf vacatures werden vervuld. Het was ook het jaar van de vitaliteit. Want een groeiende organisatie floreert bij medewerkers die zich goed voelen. Directeur Anita Ruder kijkt met een tevreden gevoel terug. “De arbeidsmarkt is krap. Ik ben er trots op dat mensen hier graag willen werken.’’

Het blijkt elk jaar weer: de KopGroepmedewerker is loyaal. De meesten verbinden zich voor langere tijd en vaak zelfs voor tientallen jaren. Daar is de organisatie blij mee, maar in 2023 betekende dat ook dat een aantal gewaardeerde collega’s met pensioen ging. Daarnaast ontstonden nieuwe functies, waaronder in het management. Anita vertelt: “Ik ben heel blij dat het gelukt is deze vacatures te vervullen, want dat was een behoorlijke uitdaging.”

KopGroep Bibliotheken bestaat uit 68 vaste medewerkers en nog 299 vrijwilligers. “Zij vormen het kapitaal van onze organisatie’’, stelt Anita. En dus stond hun welzijn altijd al hoog in het vaandel, maar officieel vitaliteitsbeleid was er niet. “In 2023 hebben we dat opgezet. Een werkgroep van collega’s is aan de gang gegaan, samen met een deskundige van buitenaf. Het was fijn om te merken dat heel veel al goed ging, maar het kan natuurlijk altijd beter. Vaker de trap nemen en op tijd pauzeren lijken open deuren, maar het helpt als het ergens staat. Ik realiseer me dat ik daar zelf een voorbeeldfunctie in heb.”

Aandacht

Een vitaliteitsbeleid voor en door collega’s was een bewuste keuze. “Collega’s zijn je belangrijkste bron van informatie. Ik kan en wil geen beleid opleggen van bovenaf. Dat werkt niet. Zoiets valt of staat bij aandacht voor elkaar. Het vitaliteitsbeleid heet dan ook ‘Alles wat je aandacht geeft groeit’. In het verlengde daarvan ben ik blij dat we weer een ondernemingsraad konden opzetten om de collega’s langs de officiële wegen te betrekken en te raadplegen. Daarnaast hebben we een pilot gedraaid voor een nieuw medewerkersonderzoek. Voorheen vond elke vier jaar een groot onderzoek plaats. Als je daarna met de resultaten aan de gang ging, duurde het dus ook weer vier jaar voordat je kon zeggen of er iets verbeterd was. Het nieuwe onderzoek werkt op thema’s en wordt afgenomen in korte cycli. Op die manier kunnen we snel bijsturen als dat nodig is.’’ De resultaten zijn positief. “Medewerkers waarderen ons met een 8,2.
De benchmark is 7,7. Dat is hoog, dus we mogen hier trots op zijn.’’

Bijenkorf

KopGroep Bibliotheken bestaat uit 19 locaties, verdeeld over vier gemeenten. Om als medewerkers goed samen te kunnen werken, op de hoogte te blijven, ideeën en successen te delen en de betrokkenheid hoog te houden, is een nieuw intranet geïmplementeerd. Anita: “Het is een social media platform, waarbij iedereen een persoonlijk account heeft en lid kan worden van groepen. Voorheen was het meer een interne website, waarop alleen informatie werd gedeeld, zonder mogelijkheid te reageren. De opzet van dit intranet is ook weer door collega’s gedaan. Een werkgroep heeft samen gekeken naar het best passende systeem en naar de inrichting ervan. Middels een prijsvraag heeft het zelfs een eigen naam gekregen, die helemaal bij ons past. ‘MAYA’, naar Maya de Bij. Want KopGroep Bibliotheken is een soort bijenkorf, waarin iedereen zijn eigen taken heeft, maar hard samenwerkt aan onze gezamenlijke doelstellingen.’’ Anita merkt dat het ook goed werkt nu er zoveel nieuwe collega’s zijn. “Iedereen stelt zich er voor, ook aan de collega’s die ze niet vaak tegenkomen. Het is leuk om dan te zien dat er van alle kanten reacties komen. ‘Welkom bij KopGroep. Fijn dat je er bent!’’’

Er gebeurt ontzettend veel in die bijenkorf. Het afgelopen jaar was constant sprake van groei en ontwikkeling. Anita: “Alles wat we doen om als organisatie goed te functioneren, is erop gericht om de inwoners van onze gemeenten zo goed mogelijk van dienst te zijn. Zo hebben we ook een nieuw collectiebeleid gemaakt, zodat we nog beter aan de behoeften van onze klanten kunnen voldoen.’’

Ambities

“We hebben ook grote ambities. We maken ons hard voor de taalvaardigheid van de inwoners van onze gemeenten, we willen dat iedereen digitaal mee kan komen en de kans krijgt om zich een leven lang te ontwikkelen. Dat alle inwoners toegang hebben tot de informatiemaatschappij en er niet in verdwalen. Dat zij kennis kunnen maken met literatuur, kunst en cultuur. En dat minder mensen eenzaam zijn. We kunnen dit niet alleen. Deze grote opgaven vragen om samenwerking met gemeenten en andere organisaties. Alleen op die manier kunnen we zoveel mogelijk resultaat boeken.’’
‍
“De erkenning vanuit de politiek dat de bibliotheek van groot maatschappelijk belang is, speelt een belangrijke rol. Dat zette in toen we in coronatijd het predicaat essentiële dienstverlening kregen. En vanaf 2025 zal er voor gemeentes zelfs een zorgplicht bestaan. We hebben de wind dus mee.

Op Prinsjesdag benoemde ook koning Willem-Alexander in de troonrede nog eens het belang van bibliotheken voor de samenleving. Een mooie opsteker!

‍We merken gelukkig dat de kopgemeentes dat belang ook zien. Vanuit het Rijk komen extra geldstromen, zoals de Impulsregeling. Daarmee konden we een samenwerking in de steigers zetten met het Beroepsonderwijs in Den Helder en Vonk in Schagen om de laaggeletterdheid onder jongeren aan te pakken.”

Verschil

Het gaat dus goed met KopGroep Bibliotheken. De organisatie kent al een aantal jaar van groei en professionalisering, de medewerkers zijn tevreden en de dienstverlening breidt zich nog altijd verder uit. Anita: “Klopt. Op Texel hebben we ons laatste Informatiepunt Digitale Overheid (IDO) geopend en we konden in Nieuwe Niedorp een nieuw pand in gebruik nemen. Daarnaast kregen we groen licht voor het Thijsehuis op Texel, waar we ook weer prachtige dingen kunnen gaan doen.’’ Ondertussen verduurzaamde KopGroep Bibliotheken het gebouw in Tuitjenhorn en proostten de medewerkers op 40 jaar bibliotheek in ’t Zand en op het tienjarig bestaan van Markt 18 in Schagen. Anita: “2023 was een jaar waarin we veel konden vieren. Maar vooral omdat we merken dat we met al die groei en professionalisering verschil maken voor de inwoners van onze gemeenten. Zo is ons ledenaantal gestegen, met name het aantal jeugdleden. Daar zijn we blij mee. Bovendien werden we goed beoordeeld in het zogenoemde mysteryguestonderzoek van ProBiblio. Acht van onze vestigingen werden bezocht door geheime bezoekers. Zij bezochten in totaal 36 vestigingen in Noord- en Zuid-Holland en letten op gastvrijheid, klantervaring en service. Natuurlijk kregen we aanbevelingen, waarmee we aan de slag gaan. Maar we werden beoordeeld met een gemiddelde van een 9 en eindigden daarmee in de top 3. Een mooie bevestiging dat we er altijd zijn voor wie ons nodig heeft.”