De OR staat voor iedereen, van vrijwilliger tot directie
KopGroep Bibliotheken heeft sinds 2023 weer een ondernemingsraad. Een wens die al langer leefde, maar wat met de groei van het personeelsbestand ook verplicht werd. Vijf medewerkers namen plaats, twee ervan vertellen wat ze het afgelopen jaar hebben gedaan. “Wij stellen steeds de vraag naar de impact op de medewerkers. Wat is hun behoefte en sluit een beslissing daarbij aan?”
Marie-José Stobbe en Jenny Koopman zijn OR-enthousiastelingen van het eerste uur. Ze zijn blij dat er na jaren van klankborgroepen, weer een officiële ondernemingsraad is. Marie-José: “En wij niet alleen hoor. Onze directeur Anita Ruder ook. Ze vindt het belangrijk om met het personeel in gesprek te blijven.” Jenny: “Zeker nu de organisatie zo in ontwikkeling is. We vergaderen vier keer per jaar met de directie over het dagelijks bestuur, twee keer per jaar worden we meegenomen in de ontwikkelingen van de organisatie en zes keer per jaar hebben we een openbare OR vergadering, waarbij directie niet aanwezig is. We zijn eigenlijk constant met OR-zaken bezig.”
De OR-leden zijn niet zomaar begonnen. Jenny: “We hebben eerst een uitgebreide training gevolgd om ons volledig door de wet te loodsen. We mochten daar ook casussen inbrengen om te bespreken. Onze casussen waren gelukkig niet al te problematisch. Maar ook van die kleine casussen, leer je wat de juiste procedures zijn.” Eén van de eerste thema’s waar de OR zich in vastbeet was bedrijfskleding. Marie-José: “Een verzoek vanuit de klankbordgroep. We hebben een enquête gehouden onder personeelsleden over wat hun wensen zijn. Het was een goed thema om mee te beginnen, omdat we onze collega’s konden laten zien dat we er voor hen zijn en dat er echt iets met hun wensen wordt gedaan. We hebben de directie hierover geadviseerd.”
De OR-leden zijn niet zomaar begonnen. Jenny: “We hebben eerst een uitgebreide training gevolgd om ons volledig door de wet te loodsen. We mochten daar ook casussen inbrengen om te bespreken. Onze casussen waren gelukkig niet al te problematisch. Maar ook van die kleine casussen, leer je wat de juiste procedures zijn.” Eén van de eerste thema’s waar de OR zich in vastbeet was bedrijfskleding. Marie-José: “Een verzoek vanuit de klankbordgroep. We hebben een enquête gehouden onder personeelsleden over wat hun wensen zijn. Het was een goed thema om mee te beginnen, omdat we onze collega’s konden laten zien dat we er voor hen zijn en dat er echt iets met hun wensen wordt gedaan. We hebben de directie hierover geadviseerd.”
Alles uit de kast
De OR had daarnaast een belangrijke meedenkende en adviserende rol in de ontwikkeling van nieuw beleid. Ze lazen mee met het collectiebeleid, vitaliteitsbeleid en marketingbeleid en bogen zich over een klokkenluidersregeling. Marie-José: "Er zijn zaken waarin de directie ons raadpleegt en zaken die vanuit de medewerkers komen. Dat is heel goed. We zijn aanspreekbaar, gewoon op de werkvloer of via MAYA, ons intranet. Als collega’s ergens tegenaan lopen, moeten ze zeker niet schromen dat met ons te delen. Andersom houden we ze in ieder geval via MAYA op de hoogte van de zaken die we hebben besproken."
De OR kijkt dus niet alleen naar de belangen van de medewerkers in hun dagelijks werk, maar ook naar de toekomst. Jenny: “We hebben op het moment helaas te maken met ziekteverzuim. Gewoon door pech. Dat heeft invloed op de werkdruk en dus op de lange termijn. Daarover hebben we onze zorg geuit. Tegelijkertijd zien we dat KopGroep Bibliotheken een organisatie is die alles uit de kast trekt om medewerkers te helpen. De vraag: ‘Wat kunnen wij voor je doen?’ is eigenlijk de standaard. De ene keer is dat bijvoorbeeld een coach, de andere keer is dat een werkplek die beter bij je past.” Marie-José: “Daarbij maakt het eigenlijk niet uit of het verzuim aan werk gerelateerd is of door privéomstandigheden komt. Als OR vinden we het daarbij belangrijk dat de organisatie goed inzicht heeft in hoe die twee zich tot elkaar verhouden. Als er thuis iets aan de hand is, kun je je werk misschien niet goed doen. Maar als je op het werk veel stress hebt omdat je collega ziek is, kan dit zijn weerslag hebben op de thuissituatie.”
De OR kijkt dus niet alleen naar de belangen van de medewerkers in hun dagelijks werk, maar ook naar de toekomst. Jenny: “We hebben op het moment helaas te maken met ziekteverzuim. Gewoon door pech. Dat heeft invloed op de werkdruk en dus op de lange termijn. Daarover hebben we onze zorg geuit. Tegelijkertijd zien we dat KopGroep Bibliotheken een organisatie is die alles uit de kast trekt om medewerkers te helpen. De vraag: ‘Wat kunnen wij voor je doen?’ is eigenlijk de standaard. De ene keer is dat bijvoorbeeld een coach, de andere keer is dat een werkplek die beter bij je past.” Marie-José: “Daarbij maakt het eigenlijk niet uit of het verzuim aan werk gerelateerd is of door privéomstandigheden komt. Als OR vinden we het daarbij belangrijk dat de organisatie goed inzicht heeft in hoe die twee zich tot elkaar verhouden. Als er thuis iets aan de hand is, kun je je werk misschien niet goed doen. Maar als je op het werk veel stress hebt omdat je collega ziek is, kan dit zijn weerslag hebben op de thuissituatie.”
Team
De OR wijst de directie er dus op wanneer het personeel op een of andere manier een risico loopt. Jenny: “Je hebt maar één personeelsbestand.”
Marie-José: “Dat is kwetsbaar. Van vrijwilligers tot directie. We hebben daarom bijvoorbeeld ook geadviseerd om collega’s aan elkaar te koppelen, zodat ze elkaars werk kunnen overnemen als iemand uitvalt of weggaat. In 2023 zijn een aantal collega’s met pensioen gegaan. Die hadden zoveel kennis en ervaring. Maar de arbeidsmarkt is krap, dus het is niet altijd gelukt direct vervanging te vinden. Dan heb je echt collega’s nodig die dat tijdelijk kunnen opvangen.”
Mede door het genoemde ziekteverzuim draaien Jenny en Marie-José de OR tijdelijk met z’n tweeën. Jenny: “Het is druk. Marie-José is gelukkig scherp en kritisch. Ze kan je heel goed anders laten kijken.” Marie-Jose: “En Jenny is de rots in de branding. Ze houdt van orde en overzicht. Ze heeft bijvoorbeeld het documentmanagementsysteem ingericht en houdt iedereen op de hoogte.” Jenny: “We zijn een goed team, maar ik ben blij dat zich alweer nieuwe enthousiastelingen hebben gemeld. Binnenkort zijn we weer op volle sterkte.”
Marie-José: “Dat is kwetsbaar. Van vrijwilligers tot directie. We hebben daarom bijvoorbeeld ook geadviseerd om collega’s aan elkaar te koppelen, zodat ze elkaars werk kunnen overnemen als iemand uitvalt of weggaat. In 2023 zijn een aantal collega’s met pensioen gegaan. Die hadden zoveel kennis en ervaring. Maar de arbeidsmarkt is krap, dus het is niet altijd gelukt direct vervanging te vinden. Dan heb je echt collega’s nodig die dat tijdelijk kunnen opvangen.”
Mede door het genoemde ziekteverzuim draaien Jenny en Marie-José de OR tijdelijk met z’n tweeën. Jenny: “Het is druk. Marie-José is gelukkig scherp en kritisch. Ze kan je heel goed anders laten kijken.” Marie-Jose: “En Jenny is de rots in de branding. Ze houdt van orde en overzicht. Ze heeft bijvoorbeeld het documentmanagementsysteem ingericht en houdt iedereen op de hoogte.” Jenny: “We zijn een goed team, maar ik ben blij dat zich alweer nieuwe enthousiastelingen hebben gemeld. Binnenkort zijn we weer op volle sterkte.”